Organiza todo lo que puedas imaginar con Airtable

Airtable es una aplicación multiplataforma tipo base de datos que te ayudará a organizar cualquier cosa de una manera muy simple y eficiente.

Tiene unas capacidades bestiales, y lo mejor es que puedes adaptarlas a tus necesidades para hacer tu vida o tu negocio online mucho más productivos. Yo la uso tanto a nivel personal como profesional, y no podría estar más contento.

Tal y como dicen ellos: la tecnología no debería decirte cómo deberías trabajar, tú deberías decirle a la tecnología cómo quieres hacerlo.

Qué es Airtable

Para entender qué es Airtable no tienes más que imaginarte una tabla de Excel en blanco.

Los más puristas se me echarán al cuello por esto, pero al menos en apariencia es lo más parecido que vas a encontrar, en la siguiente imagen podrás verlo.

¿Se parecen o no? 🙂

Airtable organiza tu información de la siguiente manera:

  • Base son los archivos donde almacenas la información, siguiendo la similitud podría decirse que sería un archivo Excel.
  • Tablas. En cada una de tus bases puedes añadir tablas para segmentar tu información. Las tablas no son más que las clásicas pestañas que también puedes encontrar en Excel.
  • Fields. Este término es el que más te puede despistar, ya que aunque puede parecer que se refiere a una sola celda, los fields en Airtable son las clásicas columnas de Excel.
  • Record. Son lo contrario a los fields, es decir, lo que serían las filas de una hoja de cálculo.

Existe un nivel superior a todos los anteriores llamado equipo, ya que una de las características que tiene Airtable es la capacidad de compartir tus bases con otras personas fácilmente.

Estos equipos simplemente se verán en la pantalla principal de Airtable como encabezados que agrupan las distintas tablas.

La jerarquía es sencilla:

  • Equipo
    • Base
      • Tablas
        • Filas y columnas
          • Celdas

Y la apariencia de la aplicación no podría ser más intuitiva, de un vistazo verás los diferentes equipos, y podrás crear nuevas bases en cada uno de ellos haciendo click sobre el botón +.

Te enseñaré a crear nuevos equipos y bases más adelante.

PRECIO DE AIRTABLE

Con una versión para Windows, Mac, Android, iOS, y hasta una versión web, seguramente estés pensando que te vas a dejar un dineral en utilizar esta aplicación.

Pero la verdad es que puedes sacarle mucho partido de manera totalmente gratuita.

Las únicas limitaciones de este plan son:

  • Un límite de 1200 filas por base,
  • Un límite de 2Gb de espacio por base,
  • Y un límite de 2 semanas de revisión (historial) de cambios de tu base.

Es decir, puedes crear bases ilimitadas (siempre y cuando tengan menos de 1200 filas)

REGISTRARSE EN AIRTABLE DE MANERA GRATUITA →
Eso sí, ándate con ojo porque los precios si quieres añadir más filas a mi se me antojan bastante caros, 12$ por usuario y mes.

No te preocupes por llevarte algún susto porque no hace falta método de pago para registrarte 🙂

Cómo crear un nuevo equipo en Airtable

Antes de empezar a crear bases en Airtable quizá quieras crear un par de equipos para ir segmentando tu información.

Esto puedes hacerlo fácilmente yendo al final de la aplicación hasta toparte con este mensaje y haciendo click en él.

Hecho esto si haces click sobre el nombre genérico que se creará, podrás renombrar el equipo a tu gusto

Y si haces click sobre SHARE, entrarás a las opciones que te permitirán compartir las bases que crees en dicho equipo.

Como ves tienes dos opciones (señaladas en rosa):

  • Compartir vía email donde podrás escribir el email de la persona con la que quieres compartir las bases de ese equipo.
  • O compartir vía enlace, donde podrás decidir si cualquier persona con el enlace podrá unirse a tu equipo, o limitar el funcionamiento de dicho enlace a emails de un determinado dominio (mucho más seguro para evitar que el enlace pueda llegar a manos inadecuadas)

En ambos casos podrás añadir privilegios a las personas que compartas en tu equipo, por ejemplo, de solo lectura.



Cómo crear una nueva base en Airtable

Cuando hagas click sobre el botón de + para crear una nueva base de datos te encontrarás con tres opciones:

  • Elegir una plantilla
  • Importar una hoja de cálculo
  • Empezar de cero

ELEGIR UNA PLANTILLA

Airtable cuenta con decenas de plantillas de todos los colores y sabores listas para empezar a ser utilizadas:

Para negocios locales, startups, planear eventos, desarrollos de software, departamentos de venta…

La única desventaja es que todas están en inglés, así que si no te manejas en ese idioma tendrás que realizar un par de ajustes para sentirte cómodo, pero si no, las plantillas son la mejor manera de empezar a descubrir todo el potencial de Airtable.

IMPORTAR UNA HOJA DE CÁLCULO

Si ya cuentas con una hoja de cálculo y te gustaría migrarla a Airtable (que aunque no son lo mismo, para muchos trabajos es compatible), deberás elegir la opción import a spreadsheet.

Basta con que importes el archivo CSV, o directamente pegues la tabla copiada de tu Excel o Google Sheets en el cajetín.

Yo ya lo he hecho varias veces y hasta la fecha me ha importado todo a la perfección.

EMPEZAR DE CERO

La opción para los más valientes

Elige un logotipo y un color ¡y a crear!

Cómo funciona Airtable

Los diseñadores de Airtable han hecho un muy buen trabajo, así que el funcionamiento es muy intuitivo.

Incluso si no sabes inglés no tendrás problema alguno en añadir filas, columnas o tablas, duplicarlas, eliminarlas, renombrarlas…

Pero hay un lugar donde quizá te pierdas ya que las posibilidades son muy variadas, la personalización del tipo de datos que habrá en cada columna.

TIPOS DE CAMPOS O “CUSTOMIZE FIELD TYPE”

Si has creado tu nueva base a través de una plantilla ya lo habrás visto.

Pero si has empezado de cero, necesitas saber que en Airtable puedes hacer que las columnas (fields) de la tabla no sirvan para almacenar solo texto, sino que podrás elegir otros comportamientos en función del tipo de campo que le asignes.

El ejemplo más común es que intercambies el texto por un checkbox que luego puedas utilizar para filtrar las filas, pero también podrás utilizar otros muchos campos como fechas o adjuntos.

Para intercambiar el tipo de campo de una columna tendrás que hacer click sobre la cabecera de la misma y seleccionar la opción customize field type

Así harás aparecer todas las opciones que existen en la actualidad en Airtable.

  • Single line text te permitirá escribir una sola línea de texto, así que si escribes algo y pulsas intro te irás a la siguiente celda.
  • Con Long text en cambio podrás escribir tantas lineas como quieras. Para hacerlo más cómodamente pulsa la tecla shift + barra espaciadora.
  • Attachment sirve para adjuntar cualquier tipo de archivo, desde imágenes hasta PDFs o audios. Basta con que los arrastres a la celda, incluso puedes añadir varios adjuntos a la misma.
  • Checkbox sirve para crear los clásicos tics de completo √.
  • Con Multiple select podrás generar una pequeña lista de opciones para seleccionar tantas como quieras, por ejemplo, las categorías de un artículo.
  • Mientras que con Single select, de la lista que generes solo se podrá seleccionar una única opción, por ejemplo, un nivel de prioridad.
  • Collaborator sirve para añadir personas a una base de datos, ya que una de las gracias de Airtable es que puedes compartir fácilmente la información.
  • Si eliges un formato Date podrás seleccionar la fecha de un pequeño calendario que aparecerá en las celdas, incluso con la hora.
  • Phone number, Email, y URL sirven para añadir ese tipo de información. Recuerda que estas celdas son interactivas, así que si las defines como un email por ejemplo, se abrirá tu gestor de correo electrónico al hacer click sobre ellas (nota: los números de teléfono solo vienen preparados para formatos de USA y Canadá)
  • Number para que la celda solo admita números.
  • Currency te será muy útil para cuando estés tratando con temas económicos, ya que te permite elegir la moneda de cualquier país y la precisión en decimales.
  • Percent te servirá para añadir porcentajes con la precisión que tú elijas.
  • Formula te permitirá añadir fórmulas de una manera similar a como lo haces en Excel.
  • Autonumber sirve únicamente para añadir un número diferente a cada filas. Ten cuidado porque esta autonumeración no se actualiza, si por ejemplo eliminas una fila puedes pasar del número 4 al 6.
  • Con la función Barcode podrás escanear códigos de barras con tu smartphone para que en la celda de cargue automáticamente el número de los mismos.

Campos avanzados de Airtable

Además de los que acabas de ver, que son bastante simples y fáciles de entender, Airtable cuenta con algunos campos más avanzados.

Link to another record – Enlazar a otra fila de otra tabla

Link to another record es un tipo de campo que te permitirá crear una columna que enlace en sus celdas información de las filas de otra tabla.

Imagina que en una base tienes:

  • Una tabla con empresas (con su dirección, web, y otros datos de empresa)
  • Y una tabla con contactos (con sus teléfonos, emails… y una columna que especifica donde trabaja la persona)

En esa columna es donde podrías enlazar la fila de la empresa correspondiente, de modo que al expandir dicho contacto, podrías ver la información de la empresa sin tener que desplazarte hacia la otra tabla.

Y de una forma análoga, en la tabla de empresas se crearía una nueva columna donde se irían recopilando los trabajadores de dicha empresa.

Es complicado de entender al principio, pero si tienes esta necesidad seguro que lo pillas al instante.

Si no lo entiendes probablemente sea debido a que no necesitas tanto potencia, así que tampoco te preocupes en exceso 🙂

Rollup, Lookup y Count

Son las opciones más complicadas, necesitas haber enlazado a otra fila de otra tabla (sección anterior) para que funcionen.

Lookup te servirá para mostrar en una columna los datos de una columna especifica de la tabla que hayas enlazando con “link to another record”.

Count te muestra el número de “link to another record” que has incluido en una celda. En el ejemplo anterior podría servirte por ejemplo para ver cuántas personas están pluri-empleadas.

Es un ejemplo un poco tonto, pero se entiende bien, para gestión de almacenes, ventas, etc., esta es una opción que tendrá mucho más sentido.

Si no lo entiendes no pasa nada, como ya te dije al principio de este artículo la gracia de Airtable es que se adapta a tus necesidades, si no sabes cómo podrías usar esto probablemente sea debido a que no lo necesites, así que no lo uses 🙂

Por último el rollup es similar al lookup (muestra una columna de la tabla enlazada), pero te permite realizar cálculos.

Por ejemplo en el caso de la tabla de contactos y sus trabajos, en lugar de utilizar un “lookup” para que muestre la calle de la empresa, podríamos usar un “Rollup”

De nuevo es un ejemplo tonto, pero creo que se entiende bien. Si te hacía falta algo así en tu vida sabrás cómo usarlo.

MANEJO DE DATOS

Una vez tengas tus columnas perfectamente configuradas con sus tipos de datos llega el momento de comenzar a manejarlos para que tu vida sea más fácil.

Esto lo harás con las herramientas que verás en la zona superior de las celdas.

Tipos de vista

La primera opción (que aparece por defecto como ”Grid table”), son los tipos de vista.

Si haces click en ella verás que tienes más opciones para visualizar tus datos, a cada cual más cojonuda que la anterior:

  • Grid: la que llevas viendo todo el rato, filas y columnas de toda la vida.
  • Calendar: perfecta si tienes una columna con fechas, es la forma en la que yo gestiono mi calendario editorial.

Si haces click sobre el botón de compartir podrás obtener un enlace para suscribirte a este calendario y así verlo también en tu aplicación de calendario favorita: BRUTAL

  • Gallery ideal para ver de forma eficiente las columnas con adjuntos.
  • Kanban, el clásico tablero de tarjetas, es como tener tu propio Trello dentro de Airtable, ideal para trackear estados gracias a los datos tipo “selección única”
  • Form: puedes convertir tu tabla de Airtable en un formulario para que la gente rellene las columnas por ti, una pequeña alternativa a Google Forms que a muchos les vendrá muy bien.

Acciones clásicas de manejo de datos

Todos los elementos que verás a partir de las listas son más que conocidos por todos, podrás ocultar columnas, crear filtros muy profesionales en función de todas las variables que tengas en tu base, agrupar las filas en función de una columna concreta, ordenarlas a tu gusto, etc.

Cómo compartir una base de datos en Airtable

Anteriormente ya viste que al crear un nuevo equipo puedes hacer que una serie de personas accedan a todas las bases que se creen en él.

Pero en algunas ocasiones quizá solo quieras que una persona o personas concretas accedan a una base de datos específicos.

En ese caso lo que tienes que hacer es un simple click sobre la flecha que aparecerá en la esquina inferior derecha del icono, y elegir la opción share

La ventana es la misma que la que viste cuando creaste equipos, así que puedes compartir una base siguiendo los métodos anteriores (invitando por email o invitando vía link)

Pero además, si haces click en el recuadro marcado en rosa llamado create shared link to the whole database, podrás crear un enlace (del tipo https://airtable.com/shrpt0GOhwIybtjef) que podrás compartir para que cualquier persona pueda leer la base de datos, tenga o no Airtable instalado.

Además si te fijas esta base de datos también te da opción de ser embebida, así que es un buen método para compartir información en tu blog.

Airtable avanzado: integraciones y backups

Por si Airtable no fuese lo suficientemente potente por si sola, cuenta con decenas de integraciones con otras aplicaciones y servicios, bien de manera nativa o bien gracias a Zapier.

No te olvides que Airtable cuenta con un sistema automático de backups (hasta 2 semanas en su versión gratuita)

Lo encontrarás haciendo click en la pequeña flecha de retroceso que encontrarás a la derecha del todo de tu tabla.

Airtable hace “snapshots” (capturas) automáticas cada cierto tiempo, pero puedes hacerlas de manera manual desde ese menú, por ejemplo si vas a realizar algún cambio importante.

[Tweet «Airtable, bases de datos sencillas para organizar tu vida y tu negocio»]

¿Conocías Airtable? Para mi se ha convertido en un indispensable de mi organización y productividad, así que espero que pase lo mismo contigo!

Un fuerte abrazo,

Javi

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