Mega guía de Integromat

¿Qué es y como funciona Integromat?

Integromat es una herramienta de automatización que te permite conectar tus aplicaciones y servicios favoritos de una manera visual, como solemos decir nosotros es el pegamento de todas las herramientas nocode y donde ocurre la magia.

Te permite automatizar esas tareas repetitivas y te aportará seguridad y velocidad a tus procesos, y así evitar errores humanos, sobrecostes y retrasos.

Si quieres disfrutar de un mes gratis de Integromat, lo puedes hacer registrándote a través de aquí. (sólo válido para cuentas nuevas).

Si eres de los que prefiere consumir el contenido en video, también tenemos esta lista de reproducción en Youtube donde puedes conocer esta herramienta:

¿Cómo se estructura la herramienta?

Interfaz

La primera vez que entramos en integromat, nos llevará por un pequeño onboarding donde explican como crear tu primer escenario y qué son los Triggers, Módulos y como probar y testear tu escenario.

A partir de aquí lo que podemos ver es que tenemos el menú a la izquierda y a la derecha nos aparece todo el contenido, la parte que más nos interesa es la de Crear un escenario que vamos a ver a continuación y la de Scenarios que es donde nos sale una lista de todos los escenarios que hemos creado.

Si necesitas inspiración sobre qué crear, también dispones del apartado de Templates donde encontrarás unas cuantas plantillas listas para usar.

Planes de precios

Lo mejor de Integromat es que te da la opción de un free tier muy generoso, a diferencia de otras herramientas de automatización nos da un total de 1000 operaciones mensuales sin tener que pagar ni un euro.

Una operación se contabiliza como cualquier acción que realice tu escenario. Por ejemplo, si lees los registros de una base de datos ( una operación) y luego quieres enviarte un email con todas las novedades ( otra operación), cada vez que se ejecute el escenario se contabilizarán un total de 2 operaciones. Esto podría servir para hacer un reporte diario de ventas y enviar a todo el equipo de manera automatizada, que veremos en la parte de Creando un escenario.

Integromat, escala contigo ya que dispone de una gran variedad de planes de precios.



Cómo usar integromat

Creando un escenario

Para crear nuestro primer escenario, tenemos que hacer click arriba en la parte derecha donde pone + Create new escenario .

Cuando vamos a crear un escenario lo primero que tenemos que tener en cuenta, son las aplicaciones que queremos conectar, por ejemplo si vendemos un infoproducto a través de un botón de pago por Stripe, deberemos a continuación enviarle un email de agradecimiento a la persona así como el acceso al infoproducto, y finalmente registrar al cliente en nuestro CRM.

En nuestro caso, vamos a hacer un ejemplo más fácil, como vimos en la introducción vamos a partiendo de una base de datos de ventas ( google sheets ) enviar un reporte diario por email a todo el equipo con el resumen de éstas.

¡Vamos a ponernos manos a la obra!

  1. Escoge las aplicaciones a conectar

Una vez dentro de Create new escenario, nos aparecerá en el medio de la pantalla un botón bien grande con el signo +, este botón nos permite añadir nuestra primera aplicación. En nuestro caso vamos a seleccionar Google Sheets.

💡 Tip: Cuando busques una aplicación a través del botón (+) , en la parte de abajo tienes un pequeño buscador en el que puedes escribir el nombre de la aplicación.

Una vez seleccionada la aplicación, tenemos que seleccionar un Trigger, como vemos en la imagen de abajo, cuando hemos seleccionado la aplicación nos aparecen dos categorías Triggers y Actions:

  • Los Triggers o disparadores: Es lo que va a activar el escenario, podemos distinguir dos subtipos:
    • Instantáneos: No admite vuelta atrás, ejecuta el escenario de manera inmediata después de que ocurra la acción si por ejemplo seleccionamos el módulo de Watch Changes i hacemos un cambio en la base de datos, esto activará el escenario.
    • Programados: Podemos definir cuando queremos que se ejecute la acción, por ejemplo cada 15 minutos, una vez al día, una vez a la semana…

Estos a su vez pueden ser ACID, que admite vuelta atrás y se puede deshacer o INSTANT, que no la admite.

En nuestro caso vamos a seleccionar la acción Watch Rows, para que mire los nuevos registros que se añadan y luego configuraremos que esto ocurra cada día a las 8:00h.

Si es la primera vez que usamos Integromat, nos pedirá que conectemos nuestra cuenta de Google para que pueda leer y escribir datos, para ello, hacemos click en el botón Add, le ponemos un nombre explicativo y aceptamos la conexión.

El paso siguiente será seleccionar nuestro archivo ( Spreadsheet ) y configurar si contiene o no cabeceras ( Table contains Headers), así como indicar que rango de filas queremos que esté mirando por defecto de A1:Z1.

Con esto ya tendremos a Integromat al tanto de las nuevas altas que se van produciendo en nuestra base de datos 🚀

  1. Construye tu escenario

Para construir nuestro escenario, necesitamos añadir una o más aplicaciones, en nuestro caso vamos a enviar un email con el resumen de las ventas, para eso, añadimos otro módulo, el módulo Email.

En primera instancia, tendremos que configurar nuestra cuenta de email y darle persmisos a Integromat para que pueda enviar emails en nuestro nombre, igual que antes tendremos que añadir una nueva conexión, ya sea de Google o por SMTP ( cosa que nos permitirá conectar cualquier proveedor de email.

Luego vamos a seleccionar el tipo de acción a realizar, e n nuestro caso Send email.

Una vez dados los permisos, tendremos que configurar el cuerpo del email, para ello integromat nos proporciona una serie de variables que vienen del paso anterior y que pueden ser usadas durante toda la automatización. Vamos a enviar un email con el nombre e email de la persona que ha comprado.

En este caso hemos diseñado un escenario lineal. Es decir, que dada una consulta a la base de datos, vamos a enviar un email con estos datos. Ahora mismo enviará un email por cada nueva venta, cosa que vamos a mejorar en la parte del final del artículo veremos cómo funcionan los array agregatorsrouters, filtros y otras opciones más avanzadas.

  1. Testea el escenario

Integromat nos permite probar nuestro usuario antes de publicarlo ya sea, todo el escenario completo o módulo por módulo.

En el video vemos como primero testeamos el escenario entero y luego ejecutamos solo la parte de la consulta a la base de datos de Google Sheets.

💡 Fíjate que en cada ejecución de módulo sale una burbuja a la parte superior derecha de cada módulo, esto indica el resultado de la ejecución.

  1. Actívalo

Aquí es donde tenemos que decidir cuando se va a ejectuar el escenario, en nuestro caso, queremos que pase cada día a las 8. Para ello, hacemos click en el reloj que sale abajo a la izquierda del módulo de Google Sheets, ahí nos da

Luego, en la parte izquierda abajo del escenario encontramos el botón ON / OFF para dejar activo el escenario.

Control de flujo, filtros y herramientas de manipulación de datos

Integromat dispone de un tipo módulos que no son aplicaciones internas, ellos los llaman herramientas ( Tools) y los puedes encontrar en la parte inferior de la pantalla

Aquí podemos destacar 3 tipos distintos, de izquierda a derecha: Herramientas de control de flujo del escenario (Flow control), Herramientas genéricas para la creación y manipulación de variables (Tools) , y Parsers de texto.

Herramientas de control de flujo:

  • Repeater: Sirve para indicar que queremos repetir una accion X veces.
  • Iterator: Si por ejemplo recibimos un Array de datos, el iterator nos permite ir ejecutando una acción por cada dato y no tratar el array como una sola variable.
  • Array aggregator: Permite que dados múltiples resultados los agregemos en uno solo, es el contrario del Iterator, lo que ocurrirá es que a partir de ahí el tratará los múltiples datos como uno solo.
  • Router: Permite crear diferentes caminos y lógicas dependiendo de los resultados.
  • Rollback, break, resume, commit y Ignore

Ejemplo uso Router y Filtros:

Con el router vamos a crear dos caminos, estos caminos van a comprobar si hay o no resultados, en el caso de que haya alguna venta, enviaremos el email que anteriormente hemos configurado, si no hay ninguna venta, enviaremos un email indicando que no ha habido ninguna.

Como habíamos comentado anteriormente, estábamos enviando un email por cada venta, el array aggregator nos permite transformar los resultados múltiples en uno solo y por tanto enviar solo un email, por simplicidad hemos usado la variable IMTAGGLENGTH, que nos indica el número de elementos que contiene ese array, es decir el número de ventas del día anterior.

Herramientas genéricas y de creación y manipulación de variables:

  • Basic trigger: Nos sirve para empezar un escenario con una variable personalizada
  • Increment function: Es un contador de las veces que se ejecuta el escenario.
  • Sleep: Retrasa la ejecución de algún módulo / camino en X segundos.
  • Get Variable / Get multiple variables: Recupera el valor de una o más variables.
  • Set variable / Set multiple variables : Crea una o más variables personalizadas, nos puede servir por ejemplo si tenemos que multiplicar el precio de algun item comprado por el número de items que han comprado y luego enviarlo por email ya calculado. Estas variables creadas aquí podran ser usadas durante la ejecución del escenario.
  • Table agreggator: Nos permite transformar varios valores a una tabla.
  • Text agreggator: Podemos concatenar múltiples cadenas de texto.
  • Numeric agreggator: Nos permite operar con número y calcular medias, máximos y mínimos.
  • Compose a string: Crea una cadena de text personalizda.
  • Convert the encoding of a text: Cambia la codificación del texto.
  • Switch: Nos permite dada una variable de entrada crear una nueva variable de salida que tenga en cuenta múltiples casuísticas. Por ejemplo si queremos redactar un email en relación a las ventas, si solo ha habido una venta, podríamos crear el texto “Ha habido una venta hoy” y si hay múltiples crearíamos el texto “Ha habido X ventas hoy”.

Webhooks

Una de las partes más potentes de Integromat, es que aparte de los centenares de aplicaciones para las que ya tiene un módulo creado, nos permite conectar cualquier aplicación mediante Webhooks. Éstos son totalmente flexibles a recibir cualquier tipo de dato estructurado, ya sea en formato JSON o mediante parámetros en la URL. Un Webhook es una URL que sirve como puerta de entrada y como Trigger inmediato de nuestros escenarios

Si trabajamos en un proyecto hecho con código pero queremos automatizar ciertas partes sin tener que pedir a los desarrolladores que nos diseñen toda la integración les podemos decir que envíen una petición al Webhook y a partir de ahí desarollar nuestra propia integración.

Por ejemplo:

Un proyecto hecho con PHP que guarda el usuario y contraseña en la base de datos y no hace ninguna acción más. En la manera tradicional, el equipo de desarrollo debería, crear y programar el email de bienvenida y probablemente conectarse con el CRM que estés usando. Esto va a llevar muchas horas de desarrollo y poca agilidad a la hora de hacer modificaciones sobre este proceso.

vs

El mismo proyecto envía un webhook con los datos del cliente a Integromat y a partir de ahí podemos diseñar nuestro propio flujo de una manera visual y empoderarnos a la hora de modificar emails, CRM…

Sin entrar en mucho detalle vamos a ver un ejemplo de cómo se crea un webhook, crearemos un video más avanzado donde se explicará todo.

Primero, creamos un nuevo escenario y le damos al botón (+) donde vamos a seleccionar el módulo, en este caso Webhook. Seleccionamos un nombre e Integromat nos dará una URL única del tipo https://hook.integromat.com/XXX que es donde está esperando a recibir los datos.

Si a esta url le añadimos un parámetro, por ejemplo https://hook.integromat.com/XXX?nombre=Pablo , integromat tratará nombre como una nueva variable que podremos usar en nuestro escenario.

Una vez ya se ha determinado la variable, estará lista para usarse:

A partir de aquí ya podemos seguir añadiendo módulos crear nuestros flujos personalizados 🚀 para aplicaciones que no estén disponibles dentro del marketplace de Integromat o para nuestras propias aplicaciones.

Conectándose con cualquier API

Otra funcionalidad muy top de integromat es la posibilidad de leer / escribir / modificar datos de cualquier API, esto también merece un artículo en si mismo, pero vamos a crear una pequeña integración que lee los datos de una API de chistes de Chuck Norris y las publica en twitter.

En un primero paso vamos a hacer una llamada GET a la URL https://api.chucknorris.io/jokes/random que nos devuelve un JSON con chiste aleatorio sobre Chuck Norris.

Como la mayoría de las APIs, este resultado nos lo devuelve en un formato JSON por lo que , para poder usarlo como variable en nuestro escenario vamos a tener que Parsear este json, con el módulo JSON.

Luego ya tenemos los datos estructurados y solo nos falta conectar twitter y lanzar el tuit con un chiste, aquí como hemos visto antes podemos programar para que esto pase cada día a las 15:00.

Bonus: Más de 10 trucos PRO de Integromat

Francisco de Brito, Integration Partner Manager de Integromat, creo este video para Sharingaway con 10 trucos para usar usar Integromat como un PRO.

https://youtu.be/LHef4Eqg26E

Vía: Sharing Away

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