Cómo crear una base de datos en Excel para tu empresa (paso a paso)

La gestión de los clientes es un proceso muy importante para cualquier empresa. Si no lo haces, ¿cómo ofrecerás servicio posventa? ¿Cómo enviarás productos y promociones? ¿Cómo fidelizarás a los clientes? Sobre todo en un panorama donde las empresas que resguardan y analizan los datos son 23 veces más efectivas al adquirir clientes y 6 veces más capaces de retenerlos.

Seguramente tienes tantos clientes que guardar toda la información necesaria será complicado. Sin embargo, si lo haces a mano, tendrías cientos y cientos de papeles archivados con la información relevante de los clientes, y poder encontrar los datos de alguno de ellos sería una labor tediosa y consumiría demasiado tiempo.

Pero para eso son las bases de datos. En ellas puedes guardar la información y consultarla rápidamente.

La importancia de crear una base de datos para tu empresa

Una empresa sin una base de datos tendrá muchos problemas para acceder a toda la información de sus clientes. Si tienes una base de datos puedes:

• Acceder a la información rápidamente. Esto mejorará la productividad del área de atención al cliente, ya que los empleados tardarán menos tiempo al ingresar datos o buscar clientes.
• Ingresar un número ilimitado de información. A diferencia de almacenar información física, en una base de datos (al ser un programa de ordenador) puedes almacenar toda la información sin ocupar espacio extra.
• Varios usuarios pueden acceder a la misma información. Existen muchos programas que guardan la información en la nube, por lo que varias personas pueden revisar la información al mismo tiempo desde cualquier lugar. Esto es muy importante cuando tienes más de un empleado en el área de atención al cliente.
• Es fácil darle mantenimiento. Los programas de bases de datos tienen opciones fáciles para depurar la información, agregar datos o eliminar información repetida.
• La información está estructurada. Todos los datos que ingreses tendrán la misma estructura, por lo que no habrá dificultad al tratar de encontrar la información.

En esencia, las bases de datos son importantes para una empresa ya que son el lugar donde puedes almacenar toda la información que quieras y usarla de manera dinámica y sin contratiempos.

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Ventajas y desventajas de crear bases de datos en Excel

Muchas empresas consideran Microsoft Excel como una de las alternativas para crear bases de datos. Pero, ¿qué tan buena idea es?

Ventajas de las bases de datos en Excel

• Si ya tienes instalada la paquetería de Office, no tienes que comprar un programa y gastar dinero extra.
• Si el libro de Excel está guardado en OneDrive, varias personas pueden verlo y editarlo desde distintos equipos al mismo tiempo.
• Excel tiene varias herramientas que te permiten ordenar la información alfabéticamente, por número, etc. Esto facilitará encontrar los datos que necesitas.

Desventajas de las bases de datos en Excel

• Crear una base de datos en Excel puede ser complicado. Si no se tienen conocimientos del programa, incluso podría haber errores que corrompan la información y la hagan inutilizable.
• Los procesos para manejar información no están automatizados, es decir, todo lo tienes que hacer manualmente. Esto puede quitarte tiempo y hacer menos productiva tu labor.
• Incluso cuando tengas el conocimiento profundo en el programa, el error humano siempre será un factor importante al momento de capturar o vincular datos (que además deberás verificar uno por uno). De hecho, un estudio de Hawaii University indica que el 88% de las hojas de cálculo tiene errores.

Entonces, ¿cómo crear una base de datos en Excel? Aprende aquí cómo hacerlo y continúa leyendo:

¿Cómo crear una base de datos en Excel?

Si necesitas crear una base de datos en Excel, te compartimos un instructivo que te dirá, paso a paso, cómo hacerla.

Recuerda que este es solo un ejemplo de base de datos en Excel y puedes hacer tu propia base de datos con la información que necesites; no necesariamente con la que aquí te mostramos.

Sólo sigue estos pasos y rápidamente tendrás tu base de datos para gestionar a tus clientes.

1. Crea tu documento

Crea un archivo de Excel y guárdalo como «Libro de Excel habilitado para macros».

Asegúrate de tener dos hojas en tu libro, una llamada «REGISTRO» y la otra llamada «DATOS».

En la hoja «REGISTRO» llena los datos que recolectarás de tus clientes. Nosotros elegimos nombre, edad, correo electrónico, teléfono, domicilio y medio de contacto preferido. Además de la información que decidas agregar en tu base de datos, inserta una celda para el «Código».

También puedes notar que le pusimos un nombre a la hoja y que agregamos una leyenda recordando al usuario que debe llenar todos los datos del cliente.

Si quieres puedes darle un formato a tu base de datos.

Ahora ve a la hoja «DATOS».

Copia en columnas diferentes los datos que recolectarás de los clientes.

Marca de algún color la fila debajo de estos datos. Esto es para recordar que nadie escriba allí y asegurarnos que la fórmula que usaremos funcione correctamente.

Selecciona la fila a la que le pusiste color, ve al menú «Vista», haz clic en «Inmovilizar» y elige la opción de «Inmovilizar paneles».

Ahora ya tienes el formato para tu base de datos. Es momento de empezar a llenarla con fórmulas para que sea funcional.

2. Agrega fórmulas para que funcione

En la hoja «REGISTRO» selecciona la celda donde irá el Código de registro.

Allí introducirás la siguiente fórmula:

=contar(Datos!A5:A10000)+1

(En nuestro caso el código empieza con A5, porque es la celda de la columna «Código» que pusimos de color negro. En tu caso puede ser otra celda, por ejemplo A7).

Donde pusiste el código ahora aparecerá un «1». Vuelve a seleccionar la celda, da un clic derecho y busca la opción «Formato de celdas».

Te saldrá una ventana; asegúrate de estar en la pestaña «Número» y elige la opción que dice «Personalizada».

Donde dice «Tipo», escribe: \A\0000 y da clic en «Aceptar».

Después en la hoja «DATOS» selecciona todas las celdas que están debajo de «Código» (sin contar la celda negra).

Sigue el mismo proceso para cambiar el formato de celdas.

3. Añade un botón para guardar datos

Ahora crearás unos botones para facilitar todo el proceso.

Ve a «Archivo» y luego a «Opciones».

Elige la pestaña «Personalizar cinta de opciones».

Y selecciona «Desarrollador». No olvides hacer clic en «Aceptar».

Podrás ver una nueva pestaña en tu Excel.

Ahora, mientras estás en la hoja «REGISTRO», ve a la pestaña «Desarrollador», elige la opción «Insertar» y luego «Insertar botón». Después dibuja donde quieres que esté tu botón.

En la ventana que saldrá después de que dibujes el botón, haz clic en «Aceptar».

Tendrás tu primer botón. Para cambiar el texto haz clic derecho en «Modificar texto». Te recomendamos que el botón ahora diga «Guardar».

4. Programa tu botón para que guarde la información

En la pestaña de «Desarrollador», haz clic en «Macros» y luego en «Grabar macro».

En la ventana guarda la macro con el nombre «GUARDAR» y da clic en «Aceptar».

Ve a la hoja «DATOS», selecciona toda la fila que se encuentra debajo de las celdas color negro y realiza las siguientes acciones.

Luego regresa a «REGISTRO». Selecciona la celda del «Código» y en tu teclado haz clic en «CTRL+C».

Luego en la hoja «DATOS» usa «CTRL+V» en la columna de «Código».

Repite este paso con todos los datos a llenar del registro. Cuando hayas terminado, regresa a la hoja «REGISTRO» y de una en una selecciona cada celda de los datos (nombre, correo, etc.) y ve presionando «Delete» en cada una (a excepción de «Código»).

Juanita Moreno